Felen i er bokföring försvinner inte av sig själv – Ta tag i differenserna direkt!

Får ni inte bokslutet att gå ihop?

Såhär i slutet på månaden sitter många och arbetar med sitt månadsbokslut, men eftersom vi fortfarande är i början av det nya året är många även upptagna med att få ihop sitt årsbokslut för 2019. Med ordning och reda i sin bokföring kan det vara en trevlig historia att avsluta perioder så som månader eller år. Men för många andra är det tvärtom ett omfattande och slitsamt arbete eftersom vi sitter där, öga mot öga, med alla våra differenser som bara måste redas ut. De kan inte längre sopas under mattan eller skjutas framåt i tiden. Vi måste se till att det går ihop, nu.

Vi fångade vår konsult Jörgen Hellerstedt för att se om vi kan råda er i det här problemet. Hur gör vi om vi står där med saldon som inte stämmer och ett årsbokslut som inte går ihop?

Så här kan ni undvika problemet

Det viktigaste är egentligen att inte hamna där från början, förklarar Jörgen. För om vi idag står med ett årsbokslut som inte stämmer, och vet inte när eller vart det började diffa, är det ett jättearbete att få det att gå ihop. Då får vi backa och stämma av, konton mot olika rapporter, månad för månad, bakåt i tiden. Det går att bespara sig den tiden genom att tänka till innan och göra rätt från början.

Så därför kan vi inte nog betona vikten av att alltid arbeta tight inpå bokföringen, fortsätter han. Med det menar vi att göra era månatliga avstämningar och rätta de saldon som inte stämmer på en gång. Låt de aldrig blir för stora differenser. Lägg inte belopp ni inte kan reda ut på observationskonton, risken är att ni efter en tid inte vet vad beloppen handlade om. Så gör era avstämningar löpande. Om ni skulle hitta något som felar så har ni endast en månad att leta fel på, inte ett kvartal eller i värsta fall, ett år.

Vi kan ta ett exempel, om ni arbetar med lager se till att göra en avstämning i er bokföring mot er lagervärdeslista varje månad. För ett bokslut handlar i verkligheten om att balansräkningen ska vara ”balansgill” och era tillgångar ska vara korrekta precis som att era skulder till era leverantörer ska stämma. Enkelt sagt så ska alla balanskonto har en spec. som förklarar saldot i er bokföring.

Så oavsett storlek på ert företag ska ni försäkra er om att allting stämmer varje månad. Struntar ni i det, ja då kommer det visa sig vid årsskiftet för differenserna kommer inte läka ut av sig själv. Så gör er själva en tjänst och ta tag i dem direkt, avslutar Jörgen.

Jörgens tips för bättre uppföljning i Business Central

Så här kan ni utnyttja systemet för att bättre stämma av er bokföring.

• Använd anläggningsregistret i Business Central eller NAV

Om ni arbetar med inventarier, för in dessa i Business Central istället för att sitta med dem i ett Excelark vid sidan av ert affärssystem. Om ni arbetar med dem i Business Central så kan ni beräkna era månatliga avskrivningar direkt i systemet och då får ni en mer korrekt bild när ni kikar på resultatet varje månad.

• Använd er av periodiseringsmallar i Business Central

Ett annat tips är att använda sig av en periodiseringsmall som konteringsmall när ni ska periodisera era intäkter eller kostnader. Det kommer förenkla bokföringen och ge er bättre uppföljning. Lägg en periodiseringsmall på en kund- eller leverantörsfaktura och det blir tydligt när ni tittar närmare på transaktionen vilka summor som redan har periodiserats och bokförts samt vilka belopp som ligger som kommande bokningar. Era periodiseringar stämmer ni sedan av i rapporten Periodiseringar.

• Använd er av automatkonteringsmallar

Sista tipset, som många av våra kunder uppskattar, är automatkonteringsmallarna. Det är som en default mall som vi använder på ett utvalt konto för att göra ytterligare en bokning automatiskt. Det kan förklaras så här, om ni betalar pension till era anställda så ska en del av det beloppet avsättas som särskild löneskatt varje månad. Det kan vara lätt att glömma. Om ni då använder en automatkonteringsmall och lägger det på ert redovisningskonto för pensionskostnader sker den avsättningen automatiskt varje gång det kontot berörs. Det gör att ni löpande får rätt i ert bokslut och resultatrapporten, som jag nämnde tidigare, kommer stämma bättre överens med verkligheten.