GDPR – den nya dataskyddsförordningen

Det brinner i knutarna och den nya dataskyddsförordningen GDPR, träder i kraft imorgon. GDPR är förordningen som behandlar hur företag, organisationer, myndigheter och föreningar inom EU får hantera, lagra, analysera och arbeta med de personuppgifter som samlas in. GDPR har knappast undgått någon. De senaste veckorna har det ramlat in mail från stressade företag som behöver presentera nya villkor eller be om ert godkännande för att få fortsätta skicka mail till er.

Varför stressar vi?

Men varför den här stressen? Vad är egentligen skillnaden mot PuL, Personuppgiftslagen, som vi anpassat oss till sedan 1998? Egentligen är skydd av personuppgifter inget nytt. PuL var direktiv från, och för EU, där målet var att skydda individens integritet, precis som GDPR. Mycket av GDPR påminner om PuL men PuL är 20 år gammalt och mycket har hänt sedan dess. Särskilt med vår IT och vår teknik.

Digitaliseringen skyndar på vår möjlighet att samla in information och förfinar de analysmetoder som finns tillgängliga. Det gör insamling och spridning av data enklare och som privatperson har du inte längre kontroll över hur dina uppgifter används. Förmodligen var det läge att ge tillbaka kontrollen till individen, så att individen bibehåller rätten till sig själv och sin integritet.

I en artikel på idg.se beskrivs en viktig skillnad mellan PuL och GDPR som att företag inte längre kan äga uppgifter om privatpersoner, utan bara låna dem. Om företag förstår den skillnaden, har de kommit långt i sin omställning till GDPR.

Det finns fler exempel

Det beskrivs även mer konkreta förändringar. Företag måste kunna visa vad de gör med de uppgifter som samlas in, det ska inte gå att ha en dold agenda. En annan del är att samtycket måste vara frivilligt, företag kan inte kräva samtycke i utbyte av tjänster som personen är berättigad till. Den legala grunden; berättigat intresse kommer numer innebära att varje avvägning som görs bör dokumenteras.

Som vi skrivit om tidigare så finns det såklart fler saker som skiljer. Som exempel innebär en förordning att samtliga bestämmelser ska gälla för alla medlemsländer, med viss anpassning till nationella lagar, medan PuL var direktiv där varje land fick tolka direktivet för sitt land. GDPR innebär därför att lika bestämmelser gäller för alla inom EU och då får vi en mer enhetlig och likvärdig nivå för skydd av personuppgifter.

Det är en del förändringar som sker och vårt tips är att inte samla personuppgifter av slentrian. Att skapa rutiner för hur ni går igenom era listor, rensar och kan ”glömma en person” om det skulle behövas. Se till att veta i vilket syfte ni samlar in och lagrar de personuppgifter ni gör. Testa om ni kan motivera de personuppgifter ni sparar, kan ni bygga det på någon av de sex rättsliga grunder som anges för personuppgiftslagring? Se även till att kontinuerligt förbättra och upprätthålla den rutinen ni skapat.

Läs mer på Datainspektionens hemsida

Vi börjar närma oss semestertider och vem vill inte hinna njuta av solen? Det kan vara lätt att känna sig stressad över att allt inte hunnits med och att du har något kvar att göra, känner du igen dig? Vi har sammanställt en text med tips om vad som är viktigt att tänka på innan semestertider så du istället kan njuta av dagarna på stranden och koppla av. Nedan kan du läsa om de tips som vi tagit fram, och glöm inte njuta av solen.

Rapportera in dina timmar

Rapportera in dina timmar innan du går på semester så att du är i fas. Om du glömt rapportera timmarna innan semestern är det fortfarande inte försent, du kan enkelt rapportera in timmarna via din mobil. Logga in, tidrapportera och skicka så kan du fortsätta njuta av semestern.

Lägg till autosvar

Kommer du inte att vara kontaktbar eller kommer dina svar att dröja längre än vanligt? Se då till att lägga in ett autosvar i din mail och eventuellt mobilsvar. Hänvisa vem kunden samt dina kollegor kan kontakta istället och när du förväntas vara på plats igen. Lägg även in att autosvaret ska vara tidsbegränsat så slipper du fundera på att ta bort det igen när semestern är slut.

Behörigheter och beställa användare

Vem ska ta hand om dina arbetsuppgifter i sommar? Är det några behörigheter som behöver korrigeras eller är det några av dina medarbetares behörigheter som behöver korrigeras? Se till att eventuella vikarier har rätt behörigheter och kan göra sitt jobb under sommaren. Se över om fler användare behöver beställas och gör det i tid så att uppgifter inte blir ogjorda under sommaren.

Korrigera attestflöden

Ska fakturor godkännas av någon annan? Se till att flödet redan är korrigerat så att ni slipper göra det under semestern så att inte fakturor fastnar i flödet och ingen kan godkänna dem. Vem har semester när och vilka personer kan attestera istället? Skapa en lista på vilka som brukar attestera och korrigera attestflödena efter den innan semestern börjar så att alla kan jobba på som vanligt.

Skapa manualer

Skapa enkla manualer som en kollega eller vikarie kan följa när du är på semester. Det kan handla om allt ifrån hur man registrerar ett supportärende till hur en tilläggsorder skapas. Det är ett enkelt sätt för de anställda att känna sig säkra på sina uppgifter under sommaren de kan fortsätta att arbeta utan att ringa ett extra samtal. Det är oftast de självklaraste sakerna för en person som kan vara viktiga att skriva ner. Se till att de som hanterar jobbköer med mera har informerat företaget vem som ska göra detta istället och att denne är införstådd i detta och att det finns eventuella manualer att följa.

Support och TeamViewer

Vem är det som ska kontakta vår support i sommar om ni behöver hjälp? Se till att den personen har rätt nummer och har TeamViewer nerladdat på datorn. Försök vara tydliga i era frågor om vad det är ni vill ha hjälp med, vad är det som är fel, vilket värde borde det vara istället och har det hänt innan? Bifoga gärna felmeddelandet och specificera för vem felet gäller så kan vi hjälpa er vidare på bästa sätt. Supporten kommer ha öppet som vanligt under sommaren men även vår support kommer ha semester så ibland kan någon annan från NAB svara.

Lagra viktiga dokument på SharePoint

Ska en kollega eller vikarie ta över dina uppgifter i sommar? Glöm inte att instruera och lära kollegan det viktigaste i god tid innan du går på semester. På det viset slipper du frågor när du väl stämplat ut för semester. Lagra instruktioner eller viktiga dokument på SharePoint så att de är tillgängliga.

Till sist, gör en prioriteringslista

Vad behöver du göra innan du går på semester och vad kan vänta tills efter? Vad är viktigast i prioritering just nu? Ta en stund och fundera igenom vad som ligger högst i prioritering för att arbetet ska fungera under semestern. Skriv ner och stryk över när du är klar med de olika punkterna. Det bidrar till lägre stress och du ser att du kommer någon vart när du stryker saker från din lista och du kan njuta mer av din semester. Som sista tips ger vi er att koppla bort arbetet ett par veckor, njut av ledigheten och ladda upp för en spännande höst med ny energi.

Glad sommar!