Effektivisera era möten

Enligt en undersökning av Microsoft som gjordes nyligen visade det sig att 71 procent av våra möten anses vara mindre produktiva. Varje anställd spenderar ungefär sex timmar per vecka i möten, tid som hade kunnat läggas på annat. Vi behöver andras kunskap för att lösa stora problem men istället för att effektivt lösa problem skapas lätt fler problem under mötet. Det här gör att kan tappa produktivitet.

Effektiva möten

Att kommunicera direkt via möten överträffar andra kommunikationsvägar så som e-post och digitala möten vad det gäller potential att nå fram och skapa gruppdynamik. Vissa av dessa möten kan dock dra ut på tiden, skapa mer förvirring än innan eller använda resurser på fel sätt. För att effektivisera era möten finns det sex olika tips som du kan följa.

Sex olika tips för effektivare möten

1. Börja med en agenda

Innan mötet börjar är det bra att sätta en agenda. En agenda ger deltagarna möjlighet att förbereda sig mentalt och praktiskt. Därför ska det i agendan inte enbart framgå vad som ska gås igenom under mötet, utan även om vad som förväntas av de olika personerna.

2. Förberedelser

Förberedelser ska ske innan mötet och ej under. Se till att teknik fungerar och om det är du som ska presentera, var förberedd. Det här för att mötestiden ska användas effektivt.

3. Börja i tid

Se till att mötet börjar i tid. Det kan vara irriterande att behöva vänta in personer och det kan en dålig start på mötet. Se därför till att respektera tiden.

4. Gå Offline

Ibland när vi är stressade försöker vi göra fler saker samtidigt. Det har visat sig i olika studier att vi är mer kontraproduktiva när vi försöker göra det. Se därför till att inte onödiga sms, samtal eller annat stör mötet.

5. Dokumentera beslut

Efter mötet kan det lätt glömmas bort vad ni kom fram till. Skriv ner mötesanteckningar och beslut som fattas. Efter mötet kan alla ta del av informationen samt vad som ska utföras.

6. Sluta i tid

De flesta har något att göra efter mötet är slut. Därför är det viktigt att se till att mötet avslutas i tid och respektera allas tid.

När vi pratar om att effektivisera våra möten handlar det mycket om att skapa en agenda, komma i tid och avsluta i tid. Vissa saker som kan vara självklara men lätt glöms bort. Utöver ovanstående tips kan det vara bra att sätta en mall på hur era möten ska se ut i framtiden. Bestäm inom vilka tidsramar möten ska hållas, vem ska skriva agenda, vem skriver mötesanteckningar och eventuella uppföljningar? Se till att starta året med effektivare möten så att era resurser används på bästa sätt.

Vill ni ta del av artikeln hittar ni den här.