Ett väl utfört förarbete bäddar för lyckade projekt

Lägg grunden för ett lyckat projekt

Vem vill inte att de projekt vi lägger mycket tid och pengar på ska bli så bra som möjligt? Vid stora projekt blir det ännu viktigare att betona det gemensamma ansvaret hos både kund och leverantör för att utfallet ska bli så bra som möjligt.

När vi pratar med våra konsulter, som många har arbetat i stora projekt, märker vi hur viktigt det är med ett bra förarbete. Det bäddar för lyckade projekt, där samtliga parter vet förutsättningarna, kraven och målet. Då är kunden väl förberedd i möten och diskussioner med leverantören. Det blir lättare att argumentera för sin sak och samtidigt blir det enklare för kunden att lyssna och ta till sig av den input leverantören ger. Här tänkte vi lista ett par punkter som vi tycker är bra att ha med sig i förarbetet innan stora projekt drar igång.

Så här förbereder ni er inför stora projekt

Var noga när ni väljer projektorganisation

En sak att tänka på är att ta fram en projektorganisation med rätt kombination av personer så att leverantören har en motpart hos kunden. Det kommer ge er relevant input under projektresans gång men också kunskap i hur ni arbetar med de olika delarna av systemet. I stora organisationer arbetar oftast inte all personal med samma sak. Någon arbetar med lager medan en annan arbetar med redovisning eller fakturering. Dessa personer är specialister på sitt område och ger därför viktig input på det de gör, men sämre input på det de inte gör. Och i slutänden ska allt hänga ihop, vilket gör att ni behöver samarbeta utöver era egna områden.

Stäm av era interna förväntningar

När ni ger er in i stora projekt är det viktigt att ha en tanke med hur ni vill att projektet ska genomföras. Förväntningar på projektet kan skilja beroende på vilken roll du har i företaget och därför är det viktigt att stämma av dessa innan ni kontaktar en leverantör. Beroende på organisationens storlek påverkar en förändring olika användare olika mycket och i vår erfarenhet är det svårt att göra alla nöjda. Det är nästan omöjligt. Målet ska vara att organisationen i stort får det bättre. Det kan vara skönt att ha med sig när ni diskuterar vad ni vill ha ut av ett nytt affärssystem.

Avsätta tid

Det här är kanske det viktigaste för att få ett lyckat projekt, att våga avsätta tid för projektet. I vår erfarenhet korrelerar nämligen hur ”lyckat” ett projekt upplevs med hur involverad kunden varit, innan och under projektets gång. För att en kund ska kunna lägga den tid som krävs behövs det avsättas resurser och tid internt. Ett stort projekt är nämligen inget som görs vid sidan av den dagliga verksamheten.

Det kanske låter självklart men det är det faktiskt inte. Som kund har du ofta tusen andra saker att sköta, vilket gör att det tar emot att aktivt avsätta resurser och tid för projekt som ligger ”utöver” den dagliga verksamheten. Men den tid och det arbete ni avsätter kommer ni absolut tjäna in i längden genom att minimera felen i projektet.

Kravspecifikation

När ni diskuterar era interna förväntningar är det superbra att ta fram en kravspecifikation, det hjälper er att släta ut era sista frågetecken. I en kravspecifikation blir det klart och tydligt vad ni förväntar er och vad målet med projektet är från er sida. Det här blir underlaget i er diskussion med leverantör. Nyttan med en väl genomtänkt kravspecifikation är att ni vet vad ni vill, leverantören får se vad ni vill, det blir lättare att komma med frågor och input samt, kanske viktigast, ni får ett rimligt estimat på den tid och det pris projektet skulle kosta er.

En beslutsfattare i projektorganisationen

Det här är något som visat sig mer och mer ju fler projekt vi arbetat med. Vikten av att ha någon i projektorganisationen som kan fatta beslut. I stora organisationer är det svårare att ta snabba beslut, vilket är rimligt eftersom besluten berör väldigt många, men om besluten i en projektgrupp alltid drar ut på tiden kan det bli väldigt frustrerat. Det upplevs som att projektet står och stampar. Så spara in på tid (och pengar) genom att ha en beslutsfattare med i projektet.

Olika integrationer och övrig IT-miljö

Kartlägg vilka integrationer ni arbetar med och försök att se till helheten av er IT-miljö. Hur påverkar de olika systemen varandra? Och om vi ändrar på ett ställe vad påverkas i nästa steg? Att ha koll på hur era IT-system påverkar varandra kommer minska oväntade fel som kan dyka upp i förlängningen. Tänk inte isolerade öar, zooma ut och se helheten.

Det här är ett par saker vi menar är bra att förbereda sig med innan ett projekt drar igång. Sen finns det viktiga saker att göra under tiden ett projekt är igång för att nå målet på bästa möjliga sätt.