Vanligt fel i momsrapporten i Business Central

Du är inte ensam om att tycka moms är svårt

Känner du att momsen ofta blir fel? Då är det ganska jobbigt att redovisa moms eftersom det är något vi behöver hantera återkommande, kanske varje månad. På NAB har vi märkt att vår support ofta får frågor kring momsen eller återkommer när momsrapporten blivit fel. Hur kan du göra för att få den rätt från början?

Momsmallar hjälper dig med redovisningen

För att hjälpa användare i Business Central finns momsmallar, de ser till att alla regler kring momsen stämmer förutsatt att de är rätt uppsatta i ditt system. Du väljer upp en momsmall på din kund, leverantör eller artikel och det kommer att besvara tre frågor

– Är det inköp eller försäljning som sker?
– Vem gör du affärsrörelsen med (vart befinner de sig)? – EU, Export eller nationell
– Vad köper/säljer du ur momsperspektiv (vilken momssats)? – 6%, 12% eller 25% moms

Kombinationen av momsmallar blir avgörande för vilket konto det bokas mot i din bokföring och momsrapport.

När systemet bokför moms åt dig

Det som är smidigt med momsmallar är att du utnyttjar systemet så att det arbetar åt dig. Det registrerar både själva momstransaktionen och redovisningstransaktionen vilket är nödvändigt när du sen ska stämma av din momsrapport. Ungefär såhär:

Du gör en inköpsfaktura, systemet vet att det är ett inköp, du väljer upp en svensk leverantör, systemet vet då att det är ett inköp inom Sverige och du väljer upp en artikel (exempelvis ett handfat) på inköpsfakturan och systemet lägger då 25% moms på inköpsraden. Kombinationen loggas och du får rätt kombination bokförd. Det här kallas för en ”systemkreerad transaktion”. Här skickas transaktionen först till tabellen momstransaktioner och sedan till redovisningstransaktioner som slutplats i Business Central.

Lurigt med moms vid integrationer

Business Central är ett avancerat affärssystem som är byggt för att smidigt kunna hantera integrationer mot andra system. Det är superbra men det är ofta här det blir fel i momsrapporten om systemet får in transaktioner som inte är systemkreerade. Om du skjuter in transaktioner från ett annat system, som ett lönesystem, så ligger det inga momsmallar registrerade på dessa bokningar. Du tycker att det ser rätt ut i redovisningsjournalen för det blir bokat mot rätt momskonto men det som händer är att du missar momsmallarna. Då blir det inga händelser i momstabellen vilket i sin tur resulterar i fel i både momsavstämningen och momsrapporten.

Det här orsakar ofta problemet

Det vi har lärt oss genom åren är att differensen i momsrapporten ofta beror på en sak, att det importerats en lönefil från ett lönesystem där det gjorts ett privat utlägg. När du ska skicka utläggsersättning, via lönen, innehåller bokföringsfilen utlägget med avdrag för ingående moms men det ligger ingen koppling till en momsmall i Business Central i den transaktionen. Du läser bara in SIE-filen och hoppar över kodifieringen till momskontona. Systemet förstår inte momskopplingen eftersom transaktionen inte är skapad där från början. Du talar egentligen bara om för systemet att det är 200 kr i ingående moms som ska dras av och nu diffar din avstämning.

När ett sådant ärende kommer in till supporten vet vi i princip direkt vad som är felet. Vi går direkt till ingående momskontots transaktioner väljer filtret “systemkreerad = nej”, när vi hittar den felande transaktionen behöver vi rätta det. Vi får kreditera och göra om transaktionen med moms och kopplingen till våra momsmallar.

Vi har en enkel lösning för dig

Upplever du att du ofta får fel när du importerar SIE-filer med löneunderlag och utlägg? Det första vi kan tipsa om är att du skaffar senaste versionen av Business Central och appen SweBase för här finns en enkel lösning i form av en liten ”bock” du aktivera i Kontoplanen på kontot för ingående moms. Aktivera funktionen ”Kopiera alltid momsinställningar till journalrader” den gör så att mallarna på konto alltid överförs till en journal, så att man inte missar att skapa en momstransaktion. En liten insats som ger stor effekt.

Lösning för moms mall

Vill du ha hjälp med det här? Kontakta oss på supporten så hjälper vi dig gärna.