Nu är det viktigare än någonsin att på ett seriöst sätt följa upp sin verksamhet för att undvika onödiga ekonomiska risker. Världsläget kan kännas ostabilt men med ett kompetent system för uppföljning låter du din data berätta för dig hur verksamheten mår och hitta vägar till att bli effektivare med era resurser. Om det skulle behövas. Att uppmärksamma de negativa trenderna i tid blir ännu viktigare för att ta informerade beslut kring hur ni agerar framåt. För att lyckas med sin uppföljning behöver ni ha koll på er data. Här är 5 av de vanligaste utmaningarna företag upplever när de ska följa upp sin verksamhet.
Känslan av att inte ha riktig koll är otroligt stressande. Omsättningen sjunker men vår försäljning ökar, varför är det så? Vart sticker våra kostnader i väg? Hur länge har våra varor legat i lager och vilka artiklar binder bara upp kapital? Att få veta vilka artiklar som är mest populära och om prishöjningen som skedde i början av året var smart eller inte, är något företag borde vilja ha svar på. Känslan säger dig något men du har ingen data som visar att den känslan stämmer.
Tidigare gick det bra att följa upp er försäljning med hjälp av Excel men nu med 100-tals olika produkter, produktkategorier, varumärken är det nästan omöjligt att hålla koll. Att veta vilka inköp som är smartast, vad som ger bäst marginaler eller hur ert lager ska optimeras är svårt och behöver baseras på aktuella data från er verksamhet.
Alla företag sitter egentligen med all information ”inom sig” men vet inte hur de ska omvandla det till strategier. Våra IT-system innehåller otroliga data om kunder, kundernas beteende, verksamheten och allt som rör den, men många gånger kommer den inte till nytta. Datat känns svårt att förstå, vilket inte är konstigt eftersom den inte är sammanställd på ett sätt där uppföljning är syftet.
Många företag arbetar i flera system som bygger den totala IT-lösningen och datat finns därav på olika ställen. Vi hittar det i affärssystemet, lagersystemet eller kassasystemet och det gör det svårt att få en samlad bild av hur verksamheten mår eftersom datat inte är relaterat till varandra. Vi ser inte hur verksamhetens olika delar samverkar, samtidigt gör den mänskliga faktorn att risken för fel ökar när vi måste sammanställa allt underlag manuellt varje gång vi ska leverera vår rapport.
Ett annat vanligt scenario är att företag arbetar aktivt med uppföljning men ser egentligen inte det de vill. Det är vanligt för de som arbetar i enklare affärssystem där uppföljning följer med som en del av systemet. Ofta är det en standardrapport där särskild filtrering eller integrering av siffror från andra system inte är möjlig och det går inte att utvecklas i sin uppföljning med tiden.
Det blir ytterligare ett problem att rapportera vidare till en VD, ledning eller styrelse eftersom du varje gång behöver leta i olika system, klippa och klistra med datat för att få ihop din sammanställning. Det är både osmidigt och tidskrävande. Underlaget blir också statiskt och det är svårt att fördjupa sig i siffrorna om något avviker. Det gör att det också kan vara knepigt att svara på följdfrågor kring rapporten.
Ett svar blir att använda sig av Business Intelligence (BI) och vad är det? Business Intelligence är ett samlingsbegrepp för processer, metoder, tekniker och datorbaserade verktyg, som företag eller organisationer kan använda för att bättre förstå sin verksamheten eller ett affärsområde. Det sker genom att BI-verktyget samlar data från olika datakällor som är relevanta för ditt företag och omvärlden runt det. Analysen som görs från de insamlade källorna blir då datadrivet till skillnad från tidigare när analysen var byggd på logiska regler och flödesdiagram. Datan som samlas in och analyseras ska stödja organisationer i sitt beslutsfattande när det visualiseras för att bli enklare att förstå. Ett otroligt verktyg att fatta rätt beslut ifrån.
Så välj en lösning som bygger på Business Intelligence för att förstå verksamheten och allt som påverkar den. Ett system för uppföljning som är intelligent med mycket möjligheter, som är flexibelt så att du kan växa tillsammans med det. Om det bygger på Business Intelligence kan det läsa av data från olika källor och förklara informationen på ett sätt som du förstår, så att du kan göra diffusa siffror till tydliga strategier vilket gör dig och din verksamhet bättre.
Behöver ni hjälp att hitta den lösningen? Vi hjälper er gärna.
20 oktober 2022
6 saker att tänka på vid byte av affärssystem
Se till att välja en tidpunkt på året där ni kanske har något mindre att göra i er “vanliga” verksamhet. Anpassa omfattningen till det tidsfönster ni identifierat.
Gör det tydligt vad som ska ingå i projektet och vad som inte ska göra det, gör avgränsningar.
Se till att det är tydligt definierat i er egen organisation vilka individer som ska ingå i projektteamet och vad deras ansvar är.
Lista vilka risker ni ser med projektet och värdera den, ni kanske kan få bort en del risker.
Välj en leverantör där ni upplever god personkemi, det är trots allt ett lagarbete.
Ett affärssystemsprojekt kan med rätt förutsättningar vara fantastiskt inspirerande och utvecklande, se till att skapa bra förutsättningar.
Går du i tankarna på att byta affärssystem? Kontakta oss så hjälper vi dig att hitta rätt lösning
Peter Elmqvist befann sig på konferensen TechDays. Nu berättar Peter om vad TeachDays är och vad han tar med sig därifrån till våra kunder.
Peter Elmqvist befann sig på konferensen TechDays. Här berättar Peter vad TechDays är och vad han tar med sig därifrån till våra kunder.
– BC TechDays är en konferens som är organiserad av partners, för partners. Det är en konferens med fokus på tekniska aspekter relaterat till Microsoft Dynamics Business Central. Talare på konferensen är både inbjudna personer från Microsoft men också många erfarna konsulter/utvecklare från olika partners.
– Det jag tar med mig från TechDays är dels hur stora investeringar Microsoft själva gör i Business Central som produkt. Det är inte alla investeringar som syns som ny funktionalitet men som indirekt kommer komma våra kunder till godo. Exempel på detta är investeringar i ökad produktivitet och prestanda avseende utvecklarverktyg. Förbättringar i administrationen av kunders miljöer, telemetri för att fortare identifiera ev. problem, ökad säkerhet i platformen o.s.v.
– Den andra delen som jag tar med mig är hur Power Plattform tillsammans med Business Central kan användas för att mer effektivt lösa våra kunders problem. Det kan vara automatisering via Power Automate eller förenklad inmatning av dokument via en Power App. Denna typ av lösning kommer kunna implementeras snabbare och mer effektivt än traditionella utvecklingsprojekt vilket kommer bidra till lägre kostnader för våra kunder.
Vill du veta mer om de tekniska nyheterna som tillkommer i Wave 2? Var med på vårt kostnadsfria webinar den 11/10!
Business Central är ett komplext och flexibelt affärssystem som har möjlighet till avancerad uppföljning. Vid ett årsavslut blir det tydligt eftersom dina årsavslutsbokningar hamnar på ett S-datum. Vad innebär det?
Olika affärssystem kommer med olika fördelar. Skillnader som kan kännas obekväma i början kan också vara det som ger dig och verksamheten möjlighet att växa med tiden. För att utnyttja ny funktionalitet behöver vi såklart förstå vad den innebär från början.
Något som ibland förvirrar nya användare i Business Central är sättet Business Central arbetar med sina redovisningstransaktioner. För i många mindre affärssystem hanteras datat för dina redovisningstransaktioner årsvis och när du stänger ett år eller gör ditt årsavslut, är datat låst till det året och det går inte att jämföra dina siffror på annat sätt än årsvis. Varje år blir i sin egen ”låda”. Så fungerar inte Business Central.
Business Central är ett mer komplext och flexibelt affärssystem. Det ger er fler möjligheter men kan också vara svårt att förstå uppbyggnaden av till en början. I Business Central samlas alla transaktioner från tidernas begynnelse i en och samma “låda”. Det gör att ni kan jämföra och analysera på otroliga sätt över år, men just det här är också en utmaning för många att se det ni vill se. Systemet är byggt för att arbeta mycket med filtersättning och filtersättning krävs för att begränsa datat i den här stora lådan av transaktioner.
Just skillnaden i hur mindre affärssystem och Business Central är uppbyggda blir tydligt vid ett årsavslut och när ett nytt år ska påbörjas, här får supporten ofta frågor. I andra ekonomisystem så avslutar du året, stänger, låser, och för över ingående balanser till det nya året.
I Business Central krävs det att du bokför dina årsavslutsbokningar via en funktion ”Avslut av resultatkonton”. Funktionen skapar då upp transaktioner till en journal på ett ”stängingsdatum”, ett så kallat S-datum (S2021-12-31). Detta är ju ett datum som egentligen inte finns men det ligger som en 13:de period mellan datum 2021-12-31 och 2022-01-01- Det är alltså “stängningsdatumet” som nollar ut saldot på kontot från föregående år så att Resultaträkningens Ackumulerad kolumn visar rätt saldo i det nya året.
Om du som användare gör ett tillägg eller justeringar i din bokföring utan att köra igenom dina S-datum igen kommer rapporterna inte stämma när du gör dina avstämningar. Det är väldigt vanligt att användare missar att köra funktionen ”Avslut av resultatkonton” för S-datum och tycker därför att deras rapporter vid avstämningar för resultatkontona visar fel. Ofta behöver du bara köra igenom journalen för S-datum igen för att få siffrorna att stämma.
Som sagt, anledningen till att det är så här i Business Central är att ni ska ha möjlighet till mer avancerad uppföljning dem data från flera år. Något som inte alltid är möjligt i andra system.
06 september 2022
Jonas Lindberg jobbar på kontoret i Umeå med sina 4 kollegor. Här berättar han om smidigheten i Business Central och om kontorets utmaningar.
Vi fortsätter på Jonas spåret eftersom vi har turen att jobba med ett par stycken. Den här gången har vi pratat med Jonas Lindberg som sitter i Umeå. Jonas arbetade sina första tre år på kontoret i Stockholm, men för tre år sedan flyttade han upp till Umeå och bytte därmed till vårt kontor i norr. Innan NAB arbetade han på kundsidan på en supportavdelning för ett annat företag. Hans tidigare arbetsplats arbetade med NAV, nu Business Central, vilket ledde honom vidare till NAB.
– Jag arbetar som applikationskonsult här på NAB, börjar Jonas. Jag jobbar med nya projekt, hjälper kunder med deras frågor om Business Central och med kundernas önskemål inom det. Det kan exempelvis vara att kunderna vill ha nyutveckling eller anpassade funktioner som inte finns i Business Central, då löser vi det till kunden tillsammans med en utvecklare.
– Det bästa med mitt jobb är att det är varierat, här får jag planera min egen tid och göra olika saker. De största utmaningarna är att det kommer mycket nytt. Det är en föränderlig bransch så jag lär mig nya saker hela tiden, vilket också är väldigt kul!
– En fördel med Business Central är att det är väldigt smidigt, det går snabbt att ansluta till kundens miljö och det är enkelt att få ut data om vi behöver analysera något. När jag pratar med våra kunder brukar de tycka att det är flexibelt, det går att installera appar som gör att kunden får tillgång till ny funktionalitet, vilket annars är krångligt för andra företag, säger Jonas.
Jonas berättar att de idag sitter fem personer på kontoret. Utvecklare inom produkt som utvecklar appar, Business Central utvecklare, konsulter och projektledare. Umeåkontoret har än så länge ingen egen kundbas utan delar med sina kollegor i Stockholm.
– De största utmaningarna för mig och mina kollegor är att det blir mycket Teams-möten eftersom vi tillhör team i Stockholm, allt sköts digitalt. Annars är det bra för vårt kontor ligger väldigt centralt men ändå inte i smeten, det ger mig även cykelavstånd till jobbet, avslutar Jonas.
24 augusti 2022
Känner du att momsen ofta blir fel? Då är det ganska jobbigt att redovisa moms eftersom det är något vi behöver hantera återkommande, kanske varje månad. På NAB har vi märkt att vår support ofta får frågor kring momsen eller återkommer när momsrapporten blivit fel. Hur kan du göra för att få den rätt från början? För att hjälpa användare i Business Central finns momsmallar, de ser till att alla regler kring momsen stämmer.
Känner du att momsen ofta blir fel? Då är det ganska jobbigt att redovisa moms eftersom det är något vi behöver hantera återkommande, kanske varje månad. På NAB har vi märkt att vår support ofta får frågor kring momsen eller återkommer när momsrapporten blivit fel. Hur kan du göra för att få den rätt från början?
För att hjälpa användare i Business Central finns momsmallar, de ser till att alla regler kring momsen stämmer förutsatt att de är rätt uppsatta i ditt system. Du väljer upp en momsmall på din kund, leverantör eller artikel och det kommer att besvara tre frågor
– Är det inköp eller försäljning som sker?
– Vem gör du affärsrörelsen med (vart befinner de sig)? – EU, Export eller nationell
– Vad köper/säljer du ur momsperspektiv (vilken momssats)? – 6%, 12% eller 25% moms
Kombinationen av momsmallar blir avgörande för vilket konto det bokas mot i din bokföring och momsrapport.
Det som är smidigt med momsmallar är att du utnyttjar systemet så att det arbetar åt dig. Det registrerar både själva momstransaktionen och redovisningstransaktionen vilket är nödvändigt när du sen ska stämma av din momsrapport. Ungefär såhär:
Du gör en inköpsfaktura, systemet vet att det är ett inköp, du väljer upp en svensk leverantör, systemet vet då att det är ett inköp inom Sverige och du väljer upp en artikel (exempelvis ett handfat) på inköpsfakturan och systemet lägger då 25% moms på inköpsraden. Kombinationen loggas och du får rätt kombination bokförd. Det här kallas för en ”systemkreerad transaktion”. Här skickas transaktionen först till tabellen momstransaktioner och sedan till redovisningstransaktioner som slutplats i Business Central.
Business Central är ett avancerat affärssystem som är byggt för att smidigt kunna hantera integrationer mot andra system. Det är superbra men det är ofta här det blir fel i momsrapporten om systemet får in transaktioner som inte är systemkreerade. Om du skjuter in transaktioner från ett annat system, som ett lönesystem, så ligger det inga momsmallar registrerade på dessa bokningar. Du tycker att det ser rätt ut i redovisningsjournalen för det blir bokat mot rätt momskonto men det som händer är att du missar momsmallarna. Då blir det inga händelser i momstabellen vilket i sin tur resulterar i fel i både momsavstämningen och momsrapporten.
Det vi har lärt oss genom åren är att differensen i momsrapporten ofta beror på en sak, att det importerats en lönefil från ett lönesystem där det gjorts ett privat utlägg. När du ska skicka utläggsersättning, via lönen, innehåller bokföringsfilen utlägget med avdrag för ingående moms men det ligger ingen koppling till en momsmall i Business Central i den transaktionen. Du läser bara in SIE-filen och hoppar över kodifieringen till momskontona. Systemet förstår inte momskopplingen eftersom transaktionen inte är skapad där från början. Du talar egentligen bara om för systemet att det är 200 kr i ingående moms som ska dras av och nu diffar din avstämning.
När ett sådant ärende kommer in till supporten vet vi i princip direkt vad som är felet. Vi går direkt till ingående momskontots transaktioner väljer filtret “systemkreerad = nej”, när vi hittar den felande transaktionen behöver vi rätta det. Vi får kreditera och göra om transaktionen med moms och kopplingen till våra momsmallar.
Upplever du att du ofta får fel när du importerar SIE-filer med löneunderlag och utlägg? Det första vi kan tipsa om är att du skaffar senaste versionen av Business Central och appen SweBase för här finns en enkel lösning i form av en liten ”bock” du aktivera i Kontoplanen på kontot för ingående moms. Aktivera funktionen ”Kopiera alltid momsinställningar till journalrader” den gör så att mallarna på konto alltid överförs till en journal, så att man inte missar att skapa en momstransaktion. En liten insats som ger stor effekt.
Vill du ha hjälp med det här? Kontakta oss på supporten så hjälper vi dig gärna.
09 augusti 2022
Tillbaka efter sol och semester, vi hjälper dig ta vid där du slutade. Med den här to do-listan kommer du igång igen med typiskt bra saker efter ledigheten.
Har du precis kommit tillbaka efter semestern och känner att det är svårt att komma ihåg vart du slutade när du gick hem? Precis som innan semestern har vi sammanställt en lista över typiskt bra saker att komma ihåg när du är tillbaka.
Var noga med att följa upp era licenser. Behöver ni korrigera tillbaka någon eller skaffa en ny till en person som ska börja? Ni behöver också se över behörigheter för de användare som arbetat under sommaren, ta bort för de som inte ska fortsätta och säkerställa att de som ska arbeta i systemet framåt har de behörigheter som krävs.
Under semesterperioden är det vanligt att attestflöden ”ställs om” och någon annan attesterar tidrapporter eller fakturor. Se över så att inga fakturor fastnat i flödet under sommaren och behöver korrigeras eller krediteras.
Är ni där ni ska vara med era tidrapporter? Glöm inte att godkänna och dubbelkolla att semestern ligger rätt så inget blir släpande eller fel när ni kör era löner.
Om ni kommunicerat ut avvikande öppettider via webben eller era sociala kanaler i samband med semestern kom ihåg att uppdatera informationen och påminn era kunder om att öppettiderna är som vanligt igen. Kika även er mail och se så att det externa och interna autosvaret inte fortfarande säger att ni är på semester.
Det kan vara bra att ta en kort sittning med de som vikarierat under semestern och se om allt fungerat. Låt dem ge feedback på vad som kan göra deras arbete enklare till nästa år. Behövs det mer upplärning eller bättre manualer? Var ansvarsfördelningen tydlig när ordinarie inte var på plats?
Är det något ni behöver förbättra, ta tag i eller lära er mer om i höst? Boka in utbildningar och börja planera inför hösten så fort ni är tillbaka. När du är tillbaka är planering inför hösten ett bra sätt att kicka igång på. Är det något i verksamheten som behöver mer kärlek framåt? Lägg upp en plan för hur ni kan förbättra det.
Behöver ni få mer struktur i er försäljning? Stänga fler leads? Bli mer lönsamma i era sälj? I så fall har vi en idé, Sales Professional är Microsofts säljstöd inom Dynamics 365 portföljen och hjälper dig att automatisera säljprocessen. Den går också utmärkt att koppla ihop med Business Central eller andra appar inom Dynamics 365.
Få det gjort innan du går på semester. För 3 000 kronor och på bara två timmar får du en Power BI plattform som hjälper dig att förstå verksamheten bättre och som du kan utveckla när du är tillbaka i höst.
Varje företag är unikt. Med vårt kom igång-paket startar du där du är och bygger ut plattformen när du ser vart behovet av mer uppföljning finns. Behöver du mäta försäljningen på artikelnivå, förstå varför försäljningen dippar eller få bättre koll på genomflödet i er produktion? Oavsett vad ni undrar så ger Power BI dig svaret. Det tar bara två timmar att ta klivet in i en ny värld av smart uppföljning.
*licensavgift tillkommer
Boka ditt paketTänk så här. I Power BI finns tre nivåer av uppföljning, första nivån är Dashboards. Där kan du eller någon i ledningen ta del av nyckeltal som ni valt att följa. Ser du något avvikande? Klicka på nyckeltalet i din Dashbboard och få fram en rapport där du själv kan analysera avvikelsen eller skicka rapporten vidare till någon annan i organisationen. Behöver du gräva ännu mer? Då går det att ta ut rapporten till Excel och arbeta med siffrorna där.
För Inrego är Power BI ett av deras viktigaste verktyg. Power BI hjälper dem att förstå vad som har hänt och de kan nästan se vad som kommer att hända framåt.
Läs merKlas Johansson Power BI konsult
”Många av våra kunder har börjat med vårt kom igång-paket för att sen bygga ut lösningen när de inser vilket fantastiskt verktyg Power BI är.”
Lycka till!
Sista tävlingsdag 29/6, vinnaren meddelas via mail.
Öppettider Midsommar
Torsdag 23/6 – 8-17.00 (lunchstängt 12-13)
Fredag 24/6 – Stängt