Skydda ditt företag mot penningtvätt

När man tänker på penningtvätt är det lätt att se framför sig en dramatisk situation där
en skurk tvättar miljoner i kontanter, precis som i filmer. Men i verkligheten är
penningtvätt en odramatisk, nästan osynlig, procedur som är lättare att missa än man
kanske tror, speciellt om man är ett litet företag med få anställda. Jobbar ditt företag
inom finanssektorn och vill veta mer om hur du skyddar ditt företag mot penningtvätt?
Läs vidare!

Vad är penningtvätt?

I korta drag innebär penningtvätt att man döljer ursprunget till olagligt erhållna pengar,
vanligtvis genom att skicka dem genom en komplex sekvens av banköverföringar eller
kommersiella transaktioner. Målet med penningtvätt är att få de olagligt erhållna
pengarna att framstå som legitima eller “rena” genom att integrera dem i det legitima
finansiella systemet.

Hur påverkar penningtvätt mitt företag?

Nu kanske du tänker, men vad har penningtvätt med mitt företag att göra? Även om ditt
företag självfallet inte ägnar er åt penningtvätt eller annan illegal ekonomisk aktivitet är
det lättare än man tror att bli utnyttjad.

Skydda ditt företag mot penningtvätt med dessa steg:

Know Your Customer: Implementera grundliga KYC-procedurer för att verifiera dina
kunders identitet, bedöma deras riskprofiler och förstå deras verksamhet och finansiella
transaktioner. Vill du läsa mer om KYC? Klicka här!

Riskbedömning: Bedöm risken för penningtvätt i samband med olika kunder, produkter,
tjänster och geografiska platser.

Utbilda anställda: Informera era anställda om hur penningtvätt kan se ut i praktiken.
Kunskap om olaglig ekonomisk aktivitet är avgörande!

Rapportering av misstänkta aktiviteter: Upprätta rutiner för att rapportera misstänkta
aktiviteter till lämpliga myndigheter i enlighet med myndighetskrav.

Tredjepartsrelationer: Bedöm riskerna i samband med tredjepartsrelationer, exempelvis
leverantörer och affärspartners.

Genom att arbeta förebyggande mot penningtvätt minskar risken markant att just ert
företag utsätts för ekonomiska brott. Skydda ert företag genom information, rutiner och
praktisk kunskap!

Vad är Know Your Customer egentligen?

Tyvärr är penningtvätt något som sker oftare än man tror och företag drabbas ibland
omedvetet av illegal aktivitet. Know your customer (KYC) eller Lär känna din kund, är en
term som används i olika branscher, särskilt inom bank-, finans- och försäkringssektorn.
KYC innebär att verifiera kundernas identitet och bedöma deras potentiella risker för
inblandning i illegala aktiviteter som penningtvätt eller finansiering av terrorism. Här
hittar du övergripande info om vad KYC är och innebär för just ert företag!

Hur fungerar KYC på ett företag?

KYC-procedurer involverar vanligtvis insamling av viss information om kunder, såsom
deras fullständiga namn, födelsedatum, adress och officiella identifikationshandlingar
(t.ex. pass, körkort). Dessutom kan det också innebära information om kundernas
finansiella aktiviteter och inkomstkällor. Sammanfattningsvis kan man säga att KYC
innebär informationsinsamling om de kunder man väljer att göra affärer med för att
garantera legitimiteten hos kunden.

Vad är syftet med KYC?

Syftet med KYC är att säkerställa att företag har tillräcklig information om sina kunder
för att förstå deras ekonomiska beteende och upptäcka eventuella misstänkta
aktiviteter. Genom att genomföra olika KYC relaterade kontroller minskar riskerna att
ofrivilligt drabbas av ekonomiska brott.

Vilka behöver tänka på KYC?

Att tänka på vilka man gör affärer med är viktigt för alla företag men främst om ditt
företag hanterar direkta pengar, exempelvis om ni jobbar inom bank, finanssektorn,
redovisning eller försäkringar. Dessa typer av företag är mer utsatta och risken att bli
drabbad av illegal ekonomisk aktivitet högre.

Hur arbetar man med KYC?

Att arbeta med KYC innebär vanligtvis att följa vissa procedurer och riktlinjer som
fastställts av tillsynsmyndigheter och din organisation.
Här tipsar vi om olika sätt för er organisation att arbeta med KYC!

Environment-indikatorer

1. Energiförbrukning: Mät eran totala energianvändning och andelen förnybar
   energi.
2. Utsläpp av växthusgaser: Mät era totala utsläpp av CO2, metan, dikväveoxid,
   etc.
3. Avfall: Mät mängden totalt producerat avfall och mängden av avfallet som
   återvinns.

Social-indikationer:

1. Arbetsplats: Mät andel kvinnor, minoriteter eller andra underrepresenterade
   grupper i arbetskåren, gör undersökningar om medarbetarnöjdhet, trivsel och
   trygghet.
2. Hälsa och säkerhet: Mät antal olyckor, frekvens av arbetssjukdomar och initiativ
   för anställdas välbefinnande.
3. Samhällsengagemang: Mät investeringar i lokalsamhället som en procentandel
   av intäkterna och antal samhällsutvecklingsprojekt som stöds.

Governance-indikationer:

1. Affärsverksamhet: Skapa företagspolicies med fokus på hållbarhet och för tydlig
   statistik över när policyn följs och inte följs.
2. Riskanalys: Integrera risker som rör hållbarhet i företagets generella riskanalys.
3. Mångfald: Mät andel minoriteter i styrelsen och identifiera varför eventuella
   grupper saknar representation.

När vi vet hur vi ska mäta och arbeta med hållbarhetsmål är det mycket lättare att
komma igång med ett effektivt hållbarhetsarbete. Lycka till!

Dessa mål går att använda tillsammans med ESG-målen vi tipsade om här.

Environment

Environment är den kategori som rör företagets direkta och indirekta påverkan på miljön
genom exempelvis avgaser, energiförbrukning och transport. Nedan är tre exempel på
mål inom kategorin Environment:

1. Utsläpp: Minska utsläppen av växthusgaser från verksamheten eller
   leveranskedjan med en viss procent eller mängd.
2. Grön energi: Öka användningen av förnybar energi för att exempelvis värma era
   kontor eller transportera varor.
3. Avfallshantering: Minska ert avfall genom återvinning och källsortering.

Social

Social är den del av ESG som fokuserar på organisationers sociala effekter, dels på
arbetsplatsen men också samhället generellt. Nedan är tre exempel på mål inom
kategorin Social:

1. En inkluderande arbetsplats: Främja mångfalden bland medarbetare och skapa
   en attraktiv arbetsplats där alla människor, oavsett bakgrund, har möjlighet att
   arbeta och växa.
2. Arbetsklimat: Skapa ett positivt arbetsklimat som främjar medarbetares mentala
   och fysiska hälsa.
3. Bidra till lokala samhällen: Sätt upp mål för att stödja ekonomisk utveckling,
   utbildning och social välfärd i lokala samhällen där ni har verksamhet.

Governance

Governance, eller Corporate Governance som det också kallas, handlar om styrelsens
roll i företagets hållbarhetsarbete. Nedan är tre exempel på mål inom kategorin
Governance:

1. Etisk verksamhet: Skapa en etisk affärspraxis med transparens och tydliga
   uppförandekoder.
2. Riskhantering: Förbättra styrningsprocesser för att identifiera och hindra
   ESG-relaterade risker.
3. Styrelsens mångfald: Öka mångfalden i styrelsen för att skapa fler perspektiv och
   erfarenheter.

Hur mäter vi hållbarhetsmål?

Förhoppningsvis har du nu fått lite inspiration att sätta upp hållbarhetsmål för just ditt
företag! Men för att jobba med hållbarhetsmålen i vardagen är det viktigt att kunna se
framsteg och eventuella bakslag. Därför är det grundläggande för ett effektivt
hållbarhetsarbete som faktiskt gör skillnad att också skapa mätbara indikationer.

Vill du läsa mer om hur man tilldelar hållbarhetsmål mätbara indikationer? Klicka här!

Vad är en väsentlighetsanalys?

Detta begrepp är även känd som en “materiality analysis” på engelska, är en
metod för att identifiera och bedöma de mest väsentliga och betydande
aspekterna av en organisations verksamhet, från ett hållbarhetsperspektiv.

Vad är en dubbel väsentlighetsanalys?

Begreppet utökar fokuset och inkluderar även en bedömning av hur organisationens verksamhet påverkar den yttre miljön och samhället. Dessutom inkluderar det hur den yttre miljön och samhället kan påverka företaget.

Vad är skillnaden?

Sammanfattningsvis kan man säga att en väsentlighetsanalys fokuserar på att
identifiera och prioritera de mest väsentliga hållbarhetsaspekterna för
organisationen. En dubbel väsentlighetsanalys utökar fokus, för att också
inkludera bedömningen av hur organisationen påverkar och påverkas av de
identifierade aspekterna.

Starka kundrelationer ger framgångsrika företag

Goda kundrelationer är en oerhört viktig pusselbit hos alla framgångsrika företag. Att
skapa och upprätthålla starka relationer med kunder är avgörande för långsiktig
utveckling och tillväxt. Goda kundrelationer innebär bland annat att förstå kundernas
behov och preferenser, ge exceptionell service och ha en öppen kommunikation. Här
har vi samlat fem tips som garanterat kommer förbättra era kundrelationer och skapa
glada kunder!

1. Erbjud kvalitetssäkrade produkter och tjänster

Vill du att era kunder ska vara nöjda med era produkter och tjänster är det avgörande
att ni regelbundet kontrollerar att de kunder lovas är vad som levereras. Genom att
leverera högkvalitativa tjänster som möter eller överskrider kundens förväntningar
garanterar ni positiva utbyten och långsiktiga relationer.

2. En lösningsorienterad och strukturerad kundtjänst

Om dina kunder upplever något problem med er vara är det viktigt att ha en
välfungerande kundtjänst som kunder enkelt kan vända sig till. Var lyhörd, hjälpsam och
proaktiv när det gäller att hantera problem och arbeta alltid utifrån att hitta en
tillfredsställande lösning för kunden så snabbt som möjligt!

3. Skräddarsy kundens upplevelse

Skräddarsy dina produkter, tjänster och interaktioner för att möta kunders individuella
behov. Genom personaliserade möten känner kunder sig sedda, förstådda och viktiga
vilket bidrar till positiva relationer.

4. Mät kundnöjdhet

Precis som det är viktigt att mäta, analysera och föra statistik över exempelvis
försäljning, är det lika viktigt att dokumentera kundnöjdhet. Genom att mäta generell
kundnöjdhet är det enklare att identifiera trender och områden där det finns utrymme för
förbättring, vilket skapar ännu gladare kunder.

5. Följ upp!

Upprätthåll regelbunden kommunikation med dina kunder genom olika kanaler, såsom
e-post, telefon eller sociala medier och håll kunder informerade om relevanta
uppdateringar, kampanjer och nya produkter eller tjänster. Genom att följa upp visar ni
engagemang och intresse för kundens upplevelse, vilket ökar chanserna att kunden
vänder sig till er igen!

Goda kundrelationer bygger på en tydlig förståelse av kundens förväntningar, men
ibland är det svårare än man kan tro att förstå vad en kund egentligen behöver. Vill du
läsa mer om hur ditt företag förstår era kunders behov på bästa sätt? Klicka här!

Börja med att skriv ihop din standardtext i ett word-dokument.

Sök efter Rapportval – Försäljning.
I den övre rullmenyn för Användning väljs vilket dokumentinställningen ska gälla för, välj i detta fall Faktura.
Du behöver ange fakturanummer för Rapport-ID, vanligtvis används 12047973.
Sätt en bock i Använd till e-postbilaga och klicka på de tre prickarna i fältet “Beskrivning av anpassad layout på brödtext i e-post”, i nästa vy klickar du på de tre prickarna i övre delen av menyn – välj Ny-Ny.
Bocka i Infoga Word-layout och klicka på OK.

Klicka på Redigera lista och lägg in en beskrivning. 
Markera raden och klicka på de tre prickarna uppe till höger och välj Layout – Importera layout. 
I nästa steg väljer du att plocka upp ditt word-dokument som du har sparat ner med din brödtext. 
Markera raden och klicka på OK.

När du kommer tillbaka ut i listan Rapportval – försäljning bockar du i rutan Använd till brödtext i e-post.

Med hjälp av den här inställningen kan du effektivisera och du slipper ange samma text varje gång du mailar en faktura. Du kan till exempel lägga in din signatur i brödtexten så får du in både text och signatur direkt.

Hållbarhetsredovisa utifrån ESRS

Så här gör du för att komma igång med att hållbarhetsredovisa enligt ESRS.

Steg 1: Klargör vilka delar av ESRS som är relevant för ert företag

Alla företag behöver inte skriva om alla områden som ESRS tar upp, men det krävs då en
motivering varför ett område inte är relevant för företagets hållbarhetsarbete. Därav är det första steget inför att börja hållbarhetsredovisa att bestämma vilka delar av ESRS som är relevanta för ert företag.

Steg 2: Sätt mål

När det är klargjort vilka områden som just ert företag bör arbeta med är nästa steg att sätta mål för ert hållbarhetsarbete. Hållbarhetsmål är specifika mål som sätts upp för att hantera
miljömässiga, sociala och ekonomiska utmaningar och främja hållbar utveckling.

Steg 3: Skapa mätbara indikationer

När ert företag har bestämt vilka mål just ni ska jobba med är det dags att skapa indikationer för att mäta era miljömässiga, sociala och ekonomiska prestationer. Dessa indikatorer hjälper till att se framsteg, identifiera områden för förbättringar och förenkla arbetet mot en hållbar utveckling.

Steg 4: Samla in data om er verksamhet

När det är tydligt vad ni vill arbeta med och hur ni ska mäta ert arbete är det dags att börja samla in hållbarhetsdata om er verksamhet. Hållbarhetsdata avser information om en organisations miljömässiga, sociala och ekonomiska prestation, som sedan analyseras för att identifiera möjligheter till förbättringar.

Steg 5: Börja hållbarhetsrapportera utifrån ESRS!

Nu är det dags att börja utveckla innehåll för varje avsnitt i rapporten, mer exakt information om struktur förväntas publiceras från EU. Säkerställ noggrannhet, tydlighet och transparens i din rapportering. Kom ihåg att att skriva en hållbarhetsrapport är en pågående process, och det är viktigt att kontinuerligt förbättra era metoder baserat på feedback, ändrade prioriteringar och framväxande hållbarhetstrender!

Du kan läsa mer om Sveriges nya regler för hållbarhetsredovisning här!

Vad är en hållbarhetsrapport?

En hållbarhetsrapport, även känd som en rapport om företagens sociala ansvar (CSR) eller
miljö-, social- och styrningsrapport (ESG), är ett dokument som tagits fram av en organisation för att visa dess miljömässiga och sociala effekter. Hållbarhetsrapporter innehåller vanligtvis information om organisationens hållbarhetsstrategi, mål, initiativ och resultatindikatorer relaterade till miljöförvaltning, socialt ansvar och företagsstyrning.

Vad är syftet med en hållbarhetsrapport?

Syftet med en hållbarhetsrapport är att förse intressenter, inklusive investerare, kunder, anställda, leverantörer, tillsynsmyndigheter och samhällen, med transparent och heltäckande information om organisationens hållbarhetspraxis och effekter. Hållbarhetsrapporter hjälper intressenter att bedöma organisationens engagemang för hållbarhet, förstå dess miljömässiga och sociala fotavtryck och fatta välgrundade beslut.

Vad ska en hållbarhetsrapport innehålla?

Det finns flera mallar att hållbarhetsrapportera utifrån, men enligt EU:s nya direktiv krävs det att företag följer samma form: ESRS (The European Sustainability Reporting Standards). Alla
företag som påverkas av CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), d.v.s. de nya
EU-direktivet, ska hållbarhetsrapportera utifrån ESRS. Enligt ESRS ska företag rapportera om
klimatpåverkan, föroreningar, vatten och marina resurser, biologisk mångfald och ekosystem,
resursanvändning och cirkulär ekonomi, egen arbetskraft, arbetare i värdekedjan, berörda
samhällen, konsumenter och slutanvändare samt affärsuppförande.

Vill du läsa mer om hur man börjar hållbarhetsredovisa utifrån ESRS? Klicka här!

Du kan läsa mer om EUs hållbarhetsrapportering och ESRS här!

Nya direktiv kring hållbarhetsredovisning från EU

Ett nytt EU-direktiv om hållbarhetsredovisning (CSRD) sätter nu nya krav på svenska företag.
Tidigare har EU:s direktiv om hållbarhetsredovisning endast gällt större företag, men nu omfattar reglerna även mindre företag. Känns hållbarhetsredovisning svårt och komplicerat? Det här är del ett i vår serie om hållbarhetsredovisning.

Vad är ett EU-direktiv?

De nya reglerna kring hållbarhetsredovisning kommer från EU, men vad är egentligen ett
EU-direktiv; och hur påverkar det Sverige? Ett EU-direktiv är i korta drag mål och resultat som
alla EU:s medlemsländer måste uppnå. Direktiv är bindande för medlemsländerna när det gäller det resultat som ska uppnås, men det är upp till de enskilda länderna att bestämma hur direktivet ska implementeras i sin nationella lagstiftning.

Hur påverkar EU-direktiv svensk lag?

Efter ett nytt direktiv från EU sker alltid en utredning för att bestämma på vilket sätt direktivet
ska fungera i Sverige. Efter utredningen sker ett slutbetänkande med förslag på eventuella
lagändringar för att uppnå EU:s krav. När det gäller direktivet kring hållbarhet publicerade
Sveriges regering 2023 ett slutbetänkande av utredningen kring hållbarhetsredovisning som
innehöll ett flertal lagändringar. De nya kraven förväntas börja gälla under 2024.

Vad innebär det nya direktivet för svenska företag?

EU-direktivet innebär att fler svenska företag måste lämna mer omfattande information om sitt hållbarhetsarbete. Företag förväntas inkludera information om hur deras verksamhet påverkar olika hållbarhetsfrågor samt hur dessa frågor i sin tur påverkar företagets utveckling, resultat och position. De exakta detaljerna kring vad som förväntas ingå i rapporten kommer att fastställas genom standarder för hållbarhetsrapportering som antas av EU-kommissionen.

Vem påverkas av de nya reglerna?

Även om alla företag måste lämna mer information kräver reglerna att mindre företag som inte tidigare krävdes hållbarhetsrapportera nu måste göra det. Företag som nu omfattas av kraven är:

– Små och medelstora företag vars överlåtbara värdepapper är upptagna till handel på en
reglerad marknad (noterade företag), med undantag för s.k. mikroföretag.
– Mindre onoterade moderföretag i stora koncerner.
– Stora eller noterade dotterföretag och vissa större filialer till tredjelandsföretag som har
en betydande verksamhet inom EU.

Vill du läsa mer om vad en hållbarhetsrapport är och ska innehålla? Läs vidare här!

Du kan läsa mer om EUs nya hållbarhetsdirektiv och CSRD här!