Blir bokslutet alltid mer stressigt än det borde vara?

Ni vet att frågorna kommer. Revisorn vill se underlag. Någon saknar en bilaga. En export behöver tas fram igen. Ett saldo måste förklaras. En avstämning behöver dubbelkontrolleras. Och plötsligt sitter ekonomiavdelningen och letar efter information istället för att analysera den. Inte för att underlagen saknas. Utan för att de finns överallt.

Bokslut handlar sällan om siffrorna

De flesta ekonomiavdelningar får till slut fram rätt siffror. Problemet är vägen dit.

Bilagor ligger i olika mappar. Kommentarer finns i mejltrådar. Avstämningar ligger i Excel. Exporter sparas lokalt. Dokumentation finns i huvudet på en kollega. När bokslutet närmar sig börjar jakten.

Känner ni igen de här situationerna?

Inför bokslut eller revision dyker ofta samma frågor upp. Var ligger underlaget? Vilken version av filen är den senaste? Har exporten sparats någonstans? Vem gjorde egentligen avstämningen och hur kom vi fram till siffran som revisorn nu frågar om?

För många ekonomiavdelningar är det här välbekanta frågor. De uppstår inte för att någon gjort fel, utan för att viktiga delar av processen hanteras manuellt och informationen finns utspridd på olika platser. När samma frågor återkommer månad efter månad eller kvartal efter kvartal är det därför ofta ett tecken på att det finns brister i processen snarare än hos människorna som arbetar i den.

Stressen börjar långt innan revisorn kommer

Många förknippar stressen med själva revisionen, men problemen uppstår vanligtvis långt tidigare. Varje gång ett underlag sparas i fel mapp, en rapport exporteras manuellt, en kommentar skickas i ett mejl eller en avstämning dokumenteras i ett separat kalkylblad skapas ytterligare ett moment som senare behöver hittas, kontrolleras eller förklaras.

Var för sig kan dessa moment verka obetydliga. Tillsammans bygger de upp en process som blir allt svårare att överblicka. När bokslutet närmar sig eller revisorn börjar efterfråga underlag blir konsekvenserna tydliga. Då går värdefull tid åt till att leta efter information som egentligen borde vara enkel att hitta.

När Excel blir processen

Excel är och kommer att fortsätta vara ett viktigt verktyg för många ekonomiavdelningar. Utmaningen uppstår när kalkylbladen inte längre är ett stöd i processen utan själva processen.

Då blir det plötsligt svårt att svara på frågor som vilken fil som är den aktuella versionen, vem som gjorde den senaste ändringen eller om alla kontroller verkligen har genomförts. Ju fler kritiska avstämningar som hanteras i separata kalkylblad, desto svårare blir det att skapa en tydlig historik och säkerställa att alla arbetar utifrån samma information.

Den största risken syns ofta inte förrän det är för sent

När man talar om risker i ekonomiprocessen tänker många först på felaktiga siffror. I praktiken handlar riskerna ofta om något annat. Det kan vara att ingen kan förklara hur ett saldo har tagits fram, att dokumentation saknas, att underlag inte går att hitta eller att avgörande kunskap finns hos en eller två personer i organisationen.

Så länge dessa personer finns tillgängliga fungerar arbetet ofta utan större problem. Men när någon är sjuk, går på semester eller lämnar företaget blir sårbarheten snabbt synlig. Det är också ofta i samband med revision som dessa svagheter upptäcks, när frågor ställs som kräver tydlig dokumentation och spårbarhet.

Hur revisionsredo är ni egentligen?

Ett bra sätt att bedöma den egna processen är att ställa några enkla frågor. Kan någon annan än nyckelpersonen genomföra arbetet om det behövs? Vet alla var underlag sparas? Är det enkelt att följa upp avstämningar i efterhand och visa hur en siffra har tagits fram? Finns dokumentationen samlad och känner ni er trygga när revisorn hör av sig?

Om svaren känns osäkra finns det ofta en stor möjlighet att skapa bättre kontroll genom att strukturera arbetet på ett mer enhetligt sätt.

När kontroll byggs löpande blir bokslutet enklare

De mest effektiva ekonomiavdelningarna försöker inte skapa kontroll när bokslutet närmar sig. De bygger in kontrollen i det dagliga arbetet.

När underlag, avstämningar, kommentarer och dokumentation hanteras strukturerat redan från början blir det betydligt enklare att följa upp processerna senare. Revisionen blir då inte längre ett omfattande projekt där information måste samlas in från olika håll, utan en naturlig del av en process där allt redan är dokumenterat och spårbart.

Sammanfattning

Bokslut och revision handlar i grunden om att kunna lita på siffrorna och visa hur de har tagits fram. När mycket tid går åt till att leta efter underlag, dubbelkontrollera information eller svara på återkommande frågor finns det ofta ett behov av bättre struktur och spårbarhet.

Med tydligare processer blir arbetet mindre personberoende, underlagen lättare att hitta och revisionen betydligt enklare att hantera. Resultatet är inte bara bättre kontroll, utan också en lugnare bokslutsprocess där fokus kan ligga på analys och uppföljning istället för på att leta efter filer och dokumentation.