Varför gör ni samma jobb fem gånger bara för att ni har fem bolag?

Ni växer. Fler bolag tillkommer. Verksamheten blir större. Men av någon anledning verkar ekonomiarbetet växa ännu snabbare.

• Samma rapport ska tas fram i bolag A.
• Sedan i bolag B.
• Sedan i bolag C.
• Samma filter.
• Samma kontroller.
• Samma export.
• Samma Excel-fil.

I teorin har ni fler bolag. I praktiken gör ni ofta samma arbete om och om igen.

Och ju fler bolag som tillkommer, desto mer tid försvinner till administration.

Känner ni igen det här?

Månadsskiftet närmar sig. Ni loggar in i första bolaget. Tar ut rapporten. Kontrollerar siffrorna. Exporterar. Sparar. Byter bolag. Gör exakt samma sak igen. Och igen. Och igen.

Efter ett tag känns det som att ni arbetar mer för systemen än för verksamheten.

Fler bolag borde inte betyda fem gånger mer arbete

De flesta organisationer accepterar situationen eftersom den har vuxit fram gradvis.

Först hade ni ett bolag. Sedan två. Sedan tre.

Plötsligt sitter ni med sex bolag och inser att varje ny enhet innebär ytterligare rapporter, ytterligare rutiner och ytterligare administration.

Problemet är inte antalet bolag. Problemet är att processerna inte har skalat i samma takt som verksamheten.

När samma process ser olika ut överallt

Ett annat problem brukar smyga sig på. Ingen märker det direkt. Men efter några år upptäcker man att bolagen arbetar olika.

Rapporterna ser inte riktigt likadana ut. Filnamnen varierar. Vissa använder andra filter. Någon har skapat egna Excel-mallar. Någon annan har hittat en egen genväg. Alla försöker göra rätt. Men resultatet blir att samma process ser olika ut beroende på vem som gör jobbet.

Och sedan kommer frågan från ledningen…

”Kan vi få en snabb jämförelse mellan bolagen?”

Då börjar jakten. Rapporter ska hämtas från flera ställen. Data ska sammanställas. Siffror ska dubbelkontrolleras. Skillnader ska förklaras. Det som borde ta några minuter kan plötsligt ta flera timmar. Inte för att informationen saknas. Utan för att den är utspridd.

Det blir extra tydligt när någon är borta

Många flerbolagsorganisationer har några personer som ”kan allt”. De vet:

• Vilka rapporter som används
• Vilka filter som gäller
• Vilka bolag som kräver specialhantering
• Vilka filer som revisorn brukar efterfråga

Så länge de är på plats fungerar allt. Men så fort någon är sjuk, har semester eller byter jobb blir sårbarheten synlig. Plötsligt ställs frågor som ingen riktigt kan svara på.

Ett enkelt test

Hur många av dessa påståenden stämmer?

✓ Vi gör samma rapportering separat i flera bolag.

✓ Vi växlar ofta mellan olika bolagsmiljöer.

✓ Samma process ser lite olika ut mellan bolagen.

✓ Vi använder Excel för att sammanställa information mellan bolag.

✓ Ledningen efterfrågar jämförelser som tar längre tid än de borde.

✓ Vissa personer sitter på kunskap som få andra har.

Om flera punkter känns bekanta är ni långt ifrån ensamma.

Tänk om ett nytt bolag inte innebar mer administration

De mest effektiva organisationerna försöker inte bara arbeta snabbare. De försöker minska antalet gånger samma arbete behöver göras.

När rapportering, uppföljning och återkommande ekonomiprocesser standardiseras blir det enklare att:

• Arbeta konsekvent mellan bolag
• Minska dubbelarbete
• Få bättre jämförbarhet
• Minska personberoendet
• Skapa bättre kontroll på koncernnivå

Resultatet blir att verksamheten kan växa utan att ekonomiteamet drunknar i administration.

Sammanfattning

Fler bolag ska skapa fler affärsmöjligheter. Inte fler manuella rutiner. Om ni känner att samma arbete upprepas i varje bolag finns det ofta stor potential att effektivisera arbetssättet, skapa gemensamma processer och få bättre kontroll över hela organisationen.