Ni har växt ur ert nuvarande system

Er verksamhet har växt under de senaste åren och en konsekvens av det är att ert nuvarande affärssystem blivit för litet. Era behov har förändrats och ni behöver utökad funktionalitet för att möta era och marknadens nya krav. Kanske behöver en del processer automatiseras? Kanske arbetar flera stycken i systemet samtidigt men med olika delar? De mindre standardiserade affärssystemen hjälper er inte längre framåt utan är snarare anledningen till att ni inte längre kan växa.

Ni har låst in er i en sönderanpassad lösning

Att göra om hela affärssystemet till ett eget bygge är sällan en bra idé. När ni anpassat systemet för mycket, kan det resultera i att ni låser in er och inte kommer vidare utan att fortsätta anpassa. Det gör att kostnaden för konsult- och utvecklartimmar i längden blir väldigt hög. Och det blir svårt för integrationer att passa utan att göra en speciallösning. Till slut kommer det att ta stopp, ni kommer inte vidare. När ni känner att ni är helt inlåsta i er egen lösning behöver ni ta till en ny strategi.

Ni har inte stöd för era kärnprocesser och flöden

När ni märker att verksamhetens behov av specifik, branschanpassad funktionalitet saknas och avsaknaden spiller över på den service ni kan erbjuda era kunder. Det som behövs är bättre stöd för era interna processer och flöden. Er lagerverksamhet kanske börjar bli för avancerad och ni har noll uppföljning? Ni arbetar med flera reskontror? Ni arbetar med konsultverksamhet och behöver ett digitaliserat sätt att planera, rapportera, bokföra och följa upp era projekttimmar? Eller ni kanske rentav är i en supernischad bransch och behöver specifik funktionalitet för att kunna arbeta överhuvudtaget.

Avsaknaden av rätt funktionalitet gör att ni hamnar efter era konkurrenter när ni ska tillgodose kundens allt mer avancerade behov. Att matcha med samma nivå av service till era kunder som konkurrenterna gör, är superviktigt i slaget om starka kundrelationer.

Ni saknar flexibilitet

När ni känner att stelheten i ert affärssystem inte längre går att bortse från. Det kan vara problem med driften, hur många användare som kan arbeta samtidigt utan att systemet går långsamt. Hur mycket data ert system kan processa och samtidigt fungera problemfritt.

Med flexibilitet menar vi också möjligheten att nå systemet, delar av det, eller andra saker du arbetar med, från olika platser. Hur lätt eller svårt är det att justera antalet användare? Hur lätt eller svårt är det att förändra ert affärssystem när marknadens krav förändras? Hur väl integrerat är ert system med andra viktiga IT-system? Om ni känner att ert system inte har någon flexibiliteten att förändras om något oförutsägbart skulle hända är ni inte särskilt väl rustade för framtiden.

Ni gör manuellt arbete.. också.

Ett tydligt varningstecken är om ni behöver göra samma sak två gånger. Det är inte ovanligt att en del faktiskt får dubbelarbeta eftersom deras IT-stöd inte hanterar företagets behov. Att göra en sak i sitt affärssystem men också behöva göra samma sak manuellt är inte särskilt effektivt. Om ni behöver lägga större delen av ert arbete vid sidan av ert affärssystem så fyller systemet inte sin funktion.

Andra tecken på att det är dags att byta affärssystem

Det finns andra situationer vi gärna undviker för att inte hamna i akuta lägen. Är ni beroende av särskilda integrationer och sitter i en gammal affärslösning skulle det i teorin kunna ske att integrationerna förnyas, och i samband med det, finns inte längre stöd för dessa i ert system. Hur löser ni det då? Här vill vi förekomma situationen genom att ha ett affärssystem som är modernt och aldrig låta det gå så länge att det blir ett föråldrat system. Ett system ska hållas modernt och flexibelt för att kunna uppdateras relativt smidigt utan att det påverkar verksamheten eller de kringliggande systemen för mycket.

Är ni i startgroparna av att byta affärssystem? Har ni frågor som ni funderar på hör av er, vi hjälper er gärna.

Lägg grunden för ett lyckat projekt

Vem vill inte att de projekt vi lägger mycket tid och pengar på ska bli så bra som möjligt? Vid stora projekt blir det ännu viktigare att betona det gemensamma ansvaret hos både kund och leverantör för att utfallet ska bli så bra som möjligt.

När vi pratar med våra konsulter, som många har arbetat i stora projekt, märker vi hur viktigt det är med ett bra förarbete. Det bäddar för lyckade projekt, där samtliga parter vet förutsättningarna, kraven och målet. Då är kunden väl förberedd i möten och diskussioner med leverantören. Det blir lättare att argumentera för sin sak och samtidigt blir det enklare för kunden att lyssna och ta till sig av den input leverantören ger. Här tänkte vi lista ett par punkter som vi tycker är bra att ha med sig i förarbetet innan stora projekt drar igång.

Så här förbereder ni er inför stora projekt

Var noga när ni väljer projektorganisation

En sak att tänka på är att ta fram en projektorganisation med rätt kombination av personer så att leverantören har en motpart hos kunden. Det kommer ge er relevant input under projektresans gång men också kunskap i hur ni arbetar med de olika delarna av systemet. I stora organisationer arbetar oftast inte all personal med samma sak. Någon arbetar med lager medan en annan arbetar med redovisning eller fakturering. Dessa personer är specialister på sitt område och ger därför viktig input på det de gör, men sämre input på det de inte gör. Och i slutänden ska allt hänga ihop, vilket gör att ni behöver samarbeta utöver era egna områden.

Stäm av era interna förväntningar

När ni ger er in i stora projekt är det viktigt att ha en tanke med hur ni vill att projektet ska genomföras. Förväntningar på projektet kan skilja beroende på vilken roll du har i företaget och därför är det viktigt att stämma av dessa innan ni kontaktar en leverantör. Beroende på organisationens storlek påverkar en förändring olika användare olika mycket och i vår erfarenhet är det svårt att göra alla nöjda. Det är nästan omöjligt. Målet ska vara att organisationen i stort får det bättre. Det kan vara skönt att ha med sig när ni diskuterar vad ni vill ha ut av ett nytt affärssystem.

Avsätta tid

Det här är kanske det viktigaste för att få ett lyckat projekt, att våga avsätta tid för projektet. I vår erfarenhet korrelerar nämligen hur ”lyckat” ett projekt upplevs med hur involverad kunden varit, innan och under projektets gång. För att en kund ska kunna lägga den tid som krävs behövs det avsättas resurser och tid internt. Ett stort projekt är nämligen inget som görs vid sidan av den dagliga verksamheten.

Det kanske låter självklart men det är det faktiskt inte. Som kund har du ofta tusen andra saker att sköta, vilket gör att det tar emot att aktivt avsätta resurser och tid för projekt som ligger ”utöver” den dagliga verksamheten. Men den tid och det arbete ni avsätter kommer ni absolut tjäna in i längden genom att minimera felen i projektet.

Kravspecifikation

När ni diskuterar era interna förväntningar är det superbra att ta fram en kravspecifikation, det hjälper er att släta ut era sista frågetecken. I en kravspecifikation blir det klart och tydligt vad ni förväntar er och vad målet med projektet är från er sida. Det här blir underlaget i er diskussion med leverantör. Nyttan med en väl genomtänkt kravspecifikation är att ni vet vad ni vill, leverantören får se vad ni vill, det blir lättare att komma med frågor och input samt, kanske viktigast, ni får ett rimligt estimat på den tid och det pris projektet skulle kosta er.

En beslutsfattare i projektorganisationen

Det här är något som visat sig mer och mer ju fler projekt vi arbetat med. Vikten av att ha någon i projektorganisationen som kan fatta beslut. I stora organisationer är det svårare att ta snabba beslut, vilket är rimligt eftersom besluten berör väldigt många, men om besluten i en projektgrupp alltid drar ut på tiden kan det bli väldigt frustrerat. Det upplevs som att projektet står och stampar. Så spara in på tid (och pengar) genom att ha en beslutsfattare med i projektet.

Olika integrationer och övrig IT-miljö

Kartlägg vilka integrationer ni arbetar med och försök att se till helheten av er IT-miljö. Hur påverkar de olika systemen varandra? Och om vi ändrar på ett ställe vad påverkas i nästa steg? Att ha koll på hur era IT-system påverkar varandra kommer minska oväntade fel som kan dyka upp i förlängningen. Tänk inte isolerade öar, zooma ut och se helheten.

Det här är ett par saker vi menar är bra att förbereda sig med innan ett projekt drar igång. Sen finns det viktiga saker att göra under tiden ett projekt är igång för att nå målet på bästa möjliga sätt.

Nu är det dags att presentera en till av våra fantastiska kollegor, nämligen Jan Isaksson. Han håller till på kontoret i Stockholm tillsammans med sina 20 kollegor, där jobbar han som konsult. I år är Jan inne på sitt nionde år på NAB Solutions.

– Jag jobbar med en del förvaltning av de kunder vi hjälper, vilket framför allt är stora fackförbund, börjar Jan. Jag jobbar också i olika projekt där kunderna vill ha saker utvecklade och anpassade i systemet. Vi tar fram lösningsförslag på kundernas önskemål och testar noggrant för att säkerställa att allt fungerar som det ska innan vi levererar till kunden. Tidigare jobbade jag på ett annat lite mindre konsultföretag som jobbade med Navision (det som idag är Business Central). Min första kontakt med Navision var i ett stort skandinaviskt projekt där jag i rollen som ”super user” (på användarsidan) var med och implementerade Navision.

Ett modernt och välbekant system

– Business Central är ett modernt system där en stor fördel är att du känner igen dig om du arbetar eller arbetat i Microsofts Office produkter tidigare. Microsoft satsar mycket på att hela tiden utveckla sina produkter och våra kunder brukar uppleva att det är ett modernt gränssnitt på klienten de arbetar i, berättar Jan.

– Det roligaste med mitt jobb är alla trevliga och bra kollegor, jag trivs väldigt bra och NAB är ett spännande företag som ligger i framkant. Det händer många saker hela tiden, jag tycker det är utvecklande att jobba med större projekt där du är med från start, analyserar och kommer fram till lösningar som sedan implementeras hos kunden. På vårt kontor i Stockholm sitter utvecklare, konsulter, affärsutvecklare och produktavdelningen så det är väldigt blandat här.

Från Sverige till Phoenix i Arizona

– Vårt kontor ligger på Kungsholmen närmre bestämt Kungsbro Strand 29. Några fördelar med det är att det ligger centralt och nära centralen vilket är positivt för alla som reser hit, fortsätter Jan. Vi har gångavstånd till flera av våra kunder. Vi på Stockholmskontoret möter kunder som verkar inom flera olika branscher, exempelvis näthandel, medlemsföreningar och medlemsorganisationer. Vår kund längst ifrån oss ligger i Phoenix i Arizona annars har vi kunder runt om i hela vårt avlånga land.

Utmaning att leverera bra kvalité i rätt tid

– De största utmaningarna är dels att det händer mycket i Business Central, mycket att hålla sig uppdaterad i. Du måste hänga med i alla nyheter och förändringar som kommer. Det är också en utmaning att leverera bra kvalité i rätt tid, avslutar Jan.

Anna Bäckman kom till NAB för femton år sedan och började sin resa på Supporten, hennes roll blev senare applikationskonsult och idag har hon rollen som förvaltningsledare/projektledare och TeamLead för vårt interna team HighWay Växjö. Anna har tät kontakt med våra kunder och hjälper dem med planering samt att tilldela dem rätt resurser.

Uppdelat kontor i två byggnader

– På NAB är det väldigt omväxlande, vilket jag tycker är kul! Det händer nya saker hela tiden. Det är också väldigt roligt att få lära känna kunder och lära sig mer om deras verksamhet. Här i Växjö är kontoret uppdelat i två byggnader, vi är ca 40 personer som sitter här. Här finns utvecklare, applikationskonsulter och projektledare, vi har också stödfunktioner som ekonomi, marknad och IT. Kontoret ligger centralt på Södra Järnvägsgatan 14, vilket är en fördel då det är lätt att ta sig hit vare sig du bor i närheten eller kommer med tåg eller bil för att besöka oss.

Ett öppet system att bygga anpassningar i

– Business Central är ett omfattande system där kunderna själva kan välja hur stor del av systemet de vill använda, börjar Anna. Alltifrån enbart redovisning till stöd för hela sin produktion och lagerhantering. Ett par fördelar som kunderna brukar uppleva är att systemet är intuitivt, det är lätt att förstå då det är en webbklient och tillgängligheten för de som jobbar i Business Central Online. Det jag tycker gör Business Centralt unikt är att det är ett öppet system, förklarar Anna, på så sätt har vi möjlighet att bygga anpassningar för att stötta specialprocesser hos kunder. Jämfört med andra system som har sina bestämda funktioner.

Samma förväntningar på slutresultatet

– Våra kunder kommer från hela Sverige och vi har även kunder ute i Europa. Tre exempel på branscher vi hittar våra kunder i är logistik, välgörenhet och energibranscher. De största utmaningarna när vi arbetar i projekt är att se till så att alla i projektet har samma förväntningar på slutresultatet och sen går även utvecklingen väldigt fort framåt. Dynamics-portföljen växer hela tiden med nya produkter så det gäller att hänga med. Den stora utmaningen för kunder tror jag är att utvecklas med affärssystemet, ta till sig nya delar och att börja använda mer av affärssystemet.

Från Stockholm till Umeå

Vi fortsätter på Jonas spåret eftersom vi har turen att jobba med ett par stycken. Den här gången har vi pratat med Jonas Lindberg som sitter i Umeå. Jonas arbetade sina första tre år på kontoret i Stockholm, men för tre år sedan flyttade han upp till Umeå och bytte därmed till vårt kontor i norr. Innan NAB arbetade han på kundsidan på en supportavdelning för ett annat företag. Hans tidigare arbetsplats arbetade med NAV, nu Business Central, vilket ledde honom vidare till NAB.

I en föränderlig bransch finns det mycket att lära

– Jag arbetar som applikationskonsult här på NAB, börjar Jonas. Jag jobbar med nya projekt, hjälper kunder med deras frågor om Business Central och med kundernas önskemål inom det. Det kan exempelvis vara att kunderna vill ha nyutveckling eller anpassade funktioner som inte finns i Business Central, då löser vi det till kunden tillsammans med en utvecklare.

– Det bästa med mitt jobb är att det är varierat, här får jag planera min egen tid och göra olika saker. De största utmaningarna är att det kommer mycket nytt. Det är en föränderlig bransch så jag lär mig nya saker hela tiden, vilket också är väldigt kul!

Smidighet för alla i Business Central

– En fördel med Business Central är att det är väldigt smidigt, det går snabbt att ansluta till kundens miljö och det är enkelt att få ut data om vi behöver analysera något. När jag pratar med våra kunder brukar de tycka att det är flexibelt, det går att installera appar som gör att kunden får tillgång till ny funktionalitet, vilket annars är krångligt för andra företag, säger Jonas.

NAB:s kontor i norr

Jonas berättar att de idag sitter fem personer på kontoret. Utvecklare inom produkt som utvecklar appar, Business Central utvecklare, konsulter och projektledare. Umeåkontoret har än så länge ingen egen kundbas utan delar med sina kollegor i Stockholm.

– De största utmaningarna för mig och mina kollegor är att det blir mycket Teams-möten eftersom vi tillhör team i Stockholm, allt sköts digitalt. Annars är det bra för vårt kontor ligger väldigt centralt men ändå inte i smeten, det ger mig även cykelavstånd till jobbet, avslutar Jonas.

Tillsammans löser vi kundens problem

– Jag jobbar i kundprojekt där jag hjälper kunderna med försäljning, lager, inköp och avtal, börjar Jonas. Det jag tycker är roligt med mitt jobb är att träffa kunder och sätta sig in i deras utmaningar och att vi tillsammans med kunderna hittar en lösning på deras problem.

Fördelarna med Business Central är att det är ett system som uppdateras regelbundet och att det går att lägga till produkter som passar dina processer, fortsätter han. Några av fördelarna som kunderna upplever är att de får ett system som är beprövat och ett av världens mest implementerade system. Det unika med Business Central är att det är en molnlösning som uppdateras regelbundet och som går att göra anpassningar i, till skillnad från mindre system som inte är lika flexibla.

Ett centralt kontor gör det enkelt att träffas

– Idag är vi åtta medarbetare på kontoret där tre stycken är konsulter/projektledare och fem stycken arbetar som utvecklare. Kontoret ligger precis vid centralen så det är gångväg till Drottninggatan 69 där kontoret ligger. Fördelarna med att det ligger så centralt är att alla kan ta sig hit enkelt och att vi på kontoret kan få vad vi vill ha på lunchen samt att vi har nära till puben om man vill ta en afterwork, säger Jonas skämtsamt. Många av våra kunder är distribuerade företag, tjänsteföretag som säljer konsulttimmar eller så är de producerande bolag. Geografiskt befinner sig de flesta av våra kunder i den västra regionen men vi har kunder från Ljungby och upp till Örebro.

Börja litet – Väx med tiden

– Den största utmaningen i kundprojekt är att inte vara för projekt stor. Med det menar jag att vi försöker få kunderna att börja litet och inte göra för många anpassningar, avslutar Jonas.

Vi fortsätter på temat med att presentera våra medarbetare! Näst på tur är Nina!

Nina, uppväxt i den småländska skogen, arbetar idag som administrative coordinator på NABs kontor i Växjö.

Jag började på NAB 2013 och arbetade då i supporten, berättar Nina. Idag består mitt arbete främst av administrativa uppgifter, exempelvis licenser och avtal men även mycket kommunikation med Microsoft kring deras utveckling och förändringar.

Vad tycker du är roligt med ditt jobb på NAB?

– Det som jag tyckt varit roligt ända sen jag började på NAB är att vi jobbar i en bransch som ständigt växer och utvecklas, säger Nina. Det händer mycket hela tiden och man vet aldrig vad som kommer ske i framtiden, vilket är spännande. Eftersom vi arbetar med kunder i många olika branscher med olika behov är ingen dag den andre lik, vilket också är väldigt roligt. NAB är även ett otroligt kul företag att arbeta på och vi har överlag väldigt roligt på jobbet!

Finns det några utmaningar med ditt arbete?

– Jag skulle säga att utmaningarna med mitt jobb är väldigt sammanflätade med vad som gör jobbet roligt. Eftersom branschen hela tiden utvecklas är det omöjligt att någonsin bli helt fullärd. Men jag tycker såklart att detta är en större fördel än utmaning, eftersom ett jobb där allting ser likadant ut varje dag inte är något för mig, berättar Nina.

Hur fungerar Business Central och andra verktyg i din roll?

Jag jobbar mycket i Business Central och även i andra av våra produkter, exempelvis Power Automate, Planner och kopplingen mellan systemen, säger Nina. Vi använder såklart många av de produkter vi själva säljer, vilket även ger oss en större förståelse för vad kunder upplever!

Fördelarna med en affärslösning i molnet

Med tanke på de mängder av fördelar som kommer med att arbeta i molnet är det inte konstigt att fler och fler idag väljer att flytta sin verksamhet. En affärslösning i molnet gör er tillgängliga överallt, eftersom oavsett geografisk plats kan ni alltid nå er affärslösning. Att jobba i molnet ökar även flexibiliteten och skalbarheten, vilket är två faktorer som hjälper er skapa en affärslösning som passar perfekt för just er. Molnet ger er även tillgång till den senaste teknologin, eftersom ert system uppdateras!

Varför vill ni flytta till molnet?

Att ha en tydlig bild över varför ni vill flytta till molnet kommer inte bara hjälpa er nu, utan även i framtiden. Genom att noga tänka över hur en molnbaserad affärslösning kommer hjälpa er skapar ni de bästa förutsättningarna för att få ut exakt vad ni önskar av er nya verksamhet i molnet!

Planera för framtiden…

Det finns ingen affärslösning som tillåter er verksamhet att växa som en affärslösning i molnet. Flexibiliteten och skalbarheten som kommer med en molnbaserad lösning förhindrar er från att känna er låsta till något som inte går att ändra. Genom att enkelt kunna skala bort och lägga till funktionalitet skapar ni ett perfekt utgångsläge för att er verksamhet ska kunna fortsätta utvecklas. Ha i åtanke vad ni behöver i nuläget, men också vad ni kan tänkas behöva längre fram!

…men planera också för idag!

De senaste årens pandemi har förändrat både våra rutiner och vårt sätt att tänka. Att arbeta på distans har varit vardag för många arbetsplatser och en molnbaserad affärslösning har varit en stor tillgång. Även om vi självklart hoppas på en normal vardag med fysiska möten som sker på plats, kan man inte förneka vissa fördelar som distansarbete visat sig ha. Genom att ha er verksamhet i molnet öppnar ni upp för ett effektivt distansarbete som kan komma att bli ett värdefullt alternativ!

Ta hjälp av en molnspecialist – oss!

Vårt femte och sista tips inför en flytt till molnet är att ta hjälp av en molnspecialist – oss! Kort och gott har vi koll på allt ni inte har koll på. Vi har en lång erfarenhet av att flytta över organisationer till molnet och kommer hjälpa er varje steg på vägen. Ta kontakt med oss idag för att inleda er resa till molnet!